För en e-handel är en etikettskrivare i praktiken oumbärlig. Oavsett om du driver ett nystartat eller ett större, etablerat företag som säljer online, är den snabba och tillförlitliga utskriften av fraktetiketter en central del av hela leveransprocessen.
Men en etikettskrivare kan mer än att skriva ut adresslappar. I den här guiden går vi igenom hur etikettskrivare fungerar, skillnaden mellan de två vanligaste teknikerna, vad som gäller för fraktetiketter och streckkoder, samt hur du sköter om skrivaren så att den håller länge.
Vad är en etikettskrivare?
En etikettskrivare är en skrivare som är byggd specifikt för att skriva ut självhäftande etiketter, oftast från en rulle. Till skillnad från en vanlig kontorsskrivare använder den i regel värme i stället för bläck, vilket gör den snabb, enkel och driftsäker.
Användningsområdena är många. På en e-handel skrivs framför allt fraktetiketter ut, men samma skrivare kan även producera streckkoder för lagerhantering och etiketter för märkning och arkivering. Etikettskrivare finns på kontoret, i pack- och plockstationen och ute på lagret.
Så fungerar en etikettskrivare
De allra flesta etikettskrivare bygger på termisk teknik, alltså värme. Det finns två huvudtyper, och skillnaden mellan dem är viktig att förstå innan man väljer skrivare.
Direkttermo (DT)
En direkttermoskrivare skriver ut genom att skrivhuvudet värmer ett värmekänsligt etikettmaterial, som mörknar där det värms upp. Den kräver alltså inget färgband eller bläck, vilket gör den enkel att sköta och ger den lägsta kostnaden per etikett.
Direkttermo skriver normalt bara ut i svart och har en tydlig begränsning: trycket kan blekna över tid om etiketten utsätts för ljus, värme eller nötning. Det gör tekniken idealisk för kortlivade etiketter som fraktsedlar och kvitton, där etiketten ändå bara behöver hålla under leveransen.
Termotransfer (TT)
En termotransferskrivare använder i stället ett färgband som förs mellan skrivhuvudet och etiketten. Skrivhuvudet värmer bandet så att färgen smälter och överförs till etiketten, där den snabbt kyls och fäster. Färgbandet finns i olika varianter av vax, vax/resin eller resin, beroende på hur tålig utskriften behöver vara.
Resultatet blir betydligt mer slitstarkt och långlivat än direkttermo, och tekniken tål bättre exempelvis vatten, kemikalier och nötning. Termotransfer passar därför särskilt bra för streckkoder, produktmärkning och etiketter som ska hålla länge.
Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna.
Många moderna skrivare är så kallade dual-mode-skrivare, vilket innebär att de klarar båda teknikerna. I produktnamnet indikeras ofta tekniken med en bokstav, exempelvis ”D” för direkttermo och ”T” för termotransfer.
Mer om fraktetiketter
En stor del av det som skrivs ut på en e-handel är fraktetiketter, ibland kallade transportetiketter. Oavsett vilken transportör du använder, som PostNord, DHL eller Schenker, behövs en korrekt fraktetikett för varje försändelse.
Etiketterna bör vara slittåliga och tåla transportens påfrestningar, så att informationen inte suddas ut på vägen. De följer ofta en gemensam standard, så kallad STE (standardiserad transportetikett), och innehåller alltid en streckkod. Streckkoden är avgörande, eftersom transportörernas sorteringsmaskiner läser av den för att skicka paketet rätt. En otydlig eller oläsbar etikett kan leda till förseningar, returer och manuell hantering.
Streckkoder och etiketter för lager och arkivering
Utöver frakt är etikettskrivaren ett kraftfullt verktyg för intern ordning och reda.
Du kan skriva ut streckkoder för din egen lagerhållning, vilket är särskilt användbart vid inventering. Med en handskanner kan du snabbt stämma av det verkliga saldot mot lagerplatsen och hålla ordning på alla varor.
Skrivaren kan också producera etiketter för arkivering, till exempel till pärmryggar och mappar. En tydlig och konsekvent uppmärkning gör det snabbt att hitta rätt, vilket är särskilt värdefullt på en arbetsplats där flera personer delar på material och dokument.
Rengöring och underhåll
Eftersom hela leveransflödet står och faller med fungerande fraktetiketter, är underhåll av etikettskrivaren viktigare än man kan tro. Om skrivaren krånglar kan du inte skriva ut etiketter, och då kan inga varor skickas.
Se till att regelbundet rengöra skrivhuvud och valsar, så att etiketterna inte fastnar eller kommer ut med oläsliga utskrifter. Ett enkelt knep är att göra rent varje gång du byter etikettrulle, så blir det en naturlig rutin. Håll också koll på uppdateringar av skrivarens mjukvara och drivrutiner; på större företag sköts det ofta av IT-avdelningen.
Med regelbunden skötsel minimerar du risken för produktionsstopp, och skrivaren håller dessutom längre.
Relaterat innehåll på Mjukvara.se
Driver du e-handel finns fler guider som kan vara till nytta. Läs vår genomgång av mjukvarulösningar som optimerar e-handel, våra tips om gratis bokföringsprogram samt guiden om att välja rätt bokföringsprogram när du startar aktiebolag. Behöver du en sajt att sälja från kan du också läsa om bästa webbhotell.
Vanliga frågor om etikettskrivare
Vilken etikettskrivare är bäst för fraktetiketter?
För fraktetiketter är en direkttermoskrivare oftast bäst. Den är snabb, kräver inget färgband och håller tillräckligt länge för en försändelse, eftersom fraktetiketten bara behöver hålla under transporten.
Vad är skillnaden mellan direkttermo och termotransfer?
Direkttermo skriver med värme direkt på ett värmekänsligt material och kräver inget färgband, men trycket kan blekna med tiden. Termotransfer använder ett färgband som ger tåligare och mer långlivade etiketter, men innebär en förbrukningsvara extra.
Behöver en etikettskrivare bläck eller toner?
Nej. Termiska etikettskrivare använder värme i stället för bläck. Direkttermo behöver inget alls utöver etiketterna, medan termotransfer kräver ett färgband.
Varför blir mina utskrifter otydliga?
Den vanligaste orsaken är ett smutsigt skrivhuvud eller smutsiga valsar. Rengör dem regelbundet, gärna vid varje rullbyte. Otydliga utskrifter kan även bero på fel inställd värme eller på att fel etikettyp används för skrivarens teknik.
Kan man skriva ut streckkoder med en etikettskrivare?
Ja. Etikettskrivare är standardvalet för att skriva ut streckkoder i volym, både för fraktetiketter och för intern lagerhållning och märkning.