Mjukvara Logo

Företagarens Guide till nästan Gratis Programvaror!

Hem / Företagarens Guide till nästan Gratis Programvaror!

Bra tips på billiga programvaror för företagare!

Postad av: CR
Frilansare och egenföretagare kan enkelt ta till sig nya digitala innovationer som förbättrar deras liv. Denna artikeln är inspirerad av hur jag själv nyttjar digitala tjänster för att vara effektiv och spara både pengar och tid.

Snabbfakta om artikeln
Hur lång tid tar det
-Ca 15 min att läsa denna artikeln, längre om du vill prova alla tipsen
Vad behöver jag
-Ett nyfiken sinne och vilja att förbättra sina egna rutiner
Vad lär jag mig?
-Vad du skall tänka på inom:
-Backup
-Säkerhet
-Internet telefoni
-Strukturera ditt sälj
-Nätverkande online
-Ordbehandling, kalkyler och presentation
-Redovisning och fakturering
-Planera din tid effektivt genom digitala kalendrar.


FrilansareFrilansare kommer av det engelska ordet Freelancer som betyder exakt en "fri lans" det är ett gammal ord för legoknekt. Så namnet frilansare är helt synonymt med legoknekt. Lyckligtvis har vi moderna människor fyllt det med ett annat innehåll.



Den digitala världen erbjuder egenföretagare och frilansare stora möjligheter att bli effektivare på ett billigt sätt. Frilansare kan till skillnad från stora företag verkligen nyttja detta nya mediets möjligheter. Man kan snabbt bestämma sig för att testa en tjänst utan att det är en stor grej. Större företag har inte den möjligheten. 

Alla frilansare och egenföretagare har sina unika problem och möjligheter men man har också gemensamma problem/möjligheter, i alla fall om man har en dator och f-skatt i sitt arbete. Det är dessa gemensamma problem och möjligheter denna artikel skall handla om.

Backup
Vi börjar i den tråkiga delen. Det få människor vet är att hårddisken är den svaga punkten hos din dator. Den är mekanisk, detta gör den känsligare än resten av datorn. Hårddiskar kan strula till ditt liv. Alla som upplevt en hårddiskkrasch när man har kritisk data på hårddisken och isaknar backup, vet hur det känns. Mitt blodtryck stiger bara jag tänker på det. Backup är en av få saker jag inte kompromissar med. Jag har en Storegatehög betalvilja för att säkerställa att min data inte försvinner. Den billigaste lösningen är antagligen att ha en extern hårddisk kopplad till datorn som gör en säkerhetskopia med jämna mellanrum. Men hur ofta kommer du på att du skall koppla in den externa hårddisken till din laptop och göra en backup? Jag använder istället en online backup från Storegate. En gång i veckan säkerhetskopieras allt på min hårddisk och jag märker inte ens det. Nackdelen är att denna tjänsten faktiskt kostar en slant. Jag ser det dock som en försäkring eftersom om datan försvann skulle det kosta mig många timmar att få ordning på saker och ting.

Sälja
Sälja kan både vara tungt och roligt. För att det skall vara roligt måste du ha ett system. Det är nämligen tungt när du inte får in några kunder och för att du skall kunna få kunder måste du ha volym i dina kontakter utåt. Men volym i kontakter får hjärnan att koka, det blir för mycket att hålla reda på helt enkelt. Detta löser du genom att ha ett system. Mitt system heter Highrise. Det är en blandning mellan ett CRM system och adressbok. Du bara skriver in kontaktdata och berättar för systemet när det skall påminna dig om vad du skall göra med denna kontakten, exempelvis ringa. Higrise är inte gratis. Kostnaden för ett enmansföretag är 29 dollar i månaden. Väl investerade pengar. Vill du bara testa systemet är det möjligt. Du kan ha upp till 250 kontakter gratis. Jag tror ganska många svenska egenföretagare klarar sig med 250 kontakter.

Kalender
Jag erkänner, jag är analog på detta området. Min kalender tillhör den där sorten i svart skinn som passar bra i handen. När man skriver i den så känns det bra för kvaliten på pappret är hög. Skulle jag byta skulle jag utan tveka byta till Google Calender för att:
  • Som alla Google tjänster kan man enkelt dela sin kalender eller informationen i den med andra
  • Du kan ställa in kalenderna så att du inför varje möte, säg 30 min innan, får en sms-påminnelse. Antagligen något som skulle få fler människor att komma i tid
  • Den är gratis
  • Som tung Google användare så vill man gärna ha alla tjänster på ett ställe.
Google Calender är gratis så det är bara att tuta och köra. Har du ett google konto är du igång inom 60 sekunder.


Telefoni
telefoniHär finns det en given kandidat, Skype. Skype är en riktig cool webuppfinning. Det är inte för att den är gratis, utan för att den har en massa funktioner som ingen annan telefon har. Fördelen för dig som företagare är inte heller att den är gratis utan jag upplever att det är ett suveränt verktyg för telefonkonferenser. Detta beror på att Skypes telefonprogramvara kopplar in sig på din dators webkamera och på så sätt kan du se den andra personen. Det är kanske jag som är lite konservativ men när man kan se den andra personens ögon och ansikte, fångar man lättare upp de där viktiga subtila signalerna mellan människor. Det är extra viktigt om du är företagare, fel beslut kan kosta mycket pengar. Några andra anledningar till att använda skype är:
  • Gratis eller väldigt billigt. Ringer du till andra Skype användare är det gratis men du kan också ringa ut på det vanliga nätet väldigt billigt. I skrivandet stund kostar det tex 16 öre per minut att ringa till Norge. Skulle du ringa med Telia fastnät så är bara öppningsavgiften 69 öre för samma samtal.
  • Krypterat. Skype har en inbyggd krypteringsfunktion så när du använder Skype så är det mycket svårt att lyssna på dig. Detta är antagligen bara förunnat statliga underrätteletjänster och det kräver mycket resurser av dem
  • Det är en integrerad del av datorn så när du pratar via din laptop har du händerna fria och du kommunicerar med mer än tal, tex är det lätt att skicka länkar och info till mottagaren
Bild, cc,flickr

Ordbehandling, kalkyler och presentationer
Nästan alla är uppvuxna med MS Office. Jag har i princip lämnat de programmen bakomGoogle doc mig och övergått till Google Doc. Detta är Googles motsvarighet till MS Office. Google Doc är lite enklare men det är helt gratis. Som företagare är detta inte en oviktig faktor och det är också så att 95% av alla funktioner i MS Office, används inte av en normal användare. Det finns också några speciella fördelar med att använda Google Doc
  • Du kan dela dokument i realtid. Det betyder att du ger någon annan acess till ett specifikt dokument och de kan redigera, addera eller deleta info. Detta är en utmärkt funktion när du jobbar som konsult, eftersom du ofta måste dokumentera saker till din uppdragsgivare. När uppdraget sedan är slut, kan kunden acessa infon när  de vill. Du slipper alltså maila dokument fram och tillbaka och dessutom spara dem.
  • Inga dokument sparas lokalt. All infon ligger på Googles servrar så när din hårddisk dör finns de ändå kvar. Det betyder också att man skall vara försiktig med att skriva hemlig info, eftersom man faktikst tappar kontrollen över infon när man laddar upp den till Google via Google Doc
Presentationer
Det finns ett bra onlineverktyg för detta som heter Slideshare. När jag gör presentationer laddar jag upp dem till Slideshare för att hosta dem där. När jag sedan skall hålla presentationen går jag bara till Slideshare och letar upp min presentation och håller mitt föredrag. Det finns dessutom en koppling mellan Slideshare och Google Doc så du behöver inte gå omvägen genom Powerpoint. Skapa presentation i Google Doc och ladda den rakt upp på Slideshare

Slideshare är inte bara en webtjänst för presentationer utan det är i högsta grad ett aktivt forum. Laddar du upp bra presentationer kan du förvänta dig att andra människor kommer diskutera dem, inspireras av dem och i del fall får presentationen fötter, du hittar den på bloggar, websidor och den Twittras. Ett bra sätt att få andra att göra din marknadsföring.

Jag måste också utfärda en varning för Slideshare. Tjänsten är beroende- framkallade. har du ett ämne du är intresserad av kommer du hitta många bra presentationer på Slideshare och timmarna som du skulle jobba bara försvinner medans du gräver djupare och djupare på Slideshare.

Nedan ser ni en snabb intro till Slideshare. Lägg också märke till att upphovsmannens namn finns längst ned och detta kan ju då bli en del av din marknadsföring också Säkerhet
När ni läser den här artikeln så finns det ett genomgående tema på tjänsterna som jag beskriver. De flesta av dem ligger inte lokalt på datorn utan de ligger på olika servrar. Detta gör dig mindre beroende av din fysiska dator och om det skulle hända något med den, tex hårddiskkrasch eller stöld. Det finns en liten nackdel och det är att du måste vara uppkopplad för att komma åt infon. Det betyder också att du måste inte skydda din dator så hårt. Använder man så mycket "Molntjänster" räcker det med ett gratis antivirusrogram. Du sparar därmed rätt mycket pengar då ett köpt antivirusprogram kostar mellan 500-1000 SEK per år. Jag skulle rekommendera Panda Gratis Antivirus då det är väldigt enkelt att använda. Man kan helt enkelt inte göra fel.

Redovisning
När vi ändå är inne på företagandes trivialiteter skall vi prata redovisning. Detta är en aktivitet som jag tycker alla företagare skall lägga ut, speciellt egenföretagare och frilansare. Anledningen är flera
  • Det är tråkigt och jag tror denna åsikten dominerar bland företagare
  • Kostnaden är inte så stor, de flesta frilansare kommer undan med 10-12000 SEK per år, givet att de lämnar in pappren insatta kronologiskt i en pärm och inte huller om buller i gammal skolåda
  • Det frigör tid, du istället kan använda till att sälja. Det tar nämligen lite tid och mycket energi att hålla på med redovisningen själv.
Men jag inser att man som ny frilansare kanske måste spara pengar. Man kanske också har ett stort kontrollbehov eller tillhör undantagen, man tycker det är roligt. Jag skulle rekommendera en typ av tjänst och det är att din redovisning skall ligga på weben, inte lokalt i din dator. Av samma skäl som många andra tjänster jag rekommenderar i denna artikeln. Det är säkrare och du kan dela informationen lättare. Det jag hade gjort innan jag bestämde tjänsteleverantör, är att kolla företagets ekonomi. Har de dålig ekonomi kan de få svårt att driva tjänsten och därmed tappar du kontrollen över din egna info. Exempelvis skulle jag inte använda Fortnox, trots att de är en av de större leverantörerna i Sverige. Den 26 augusti lämnade VD ett lån till företaget på 5 MSEK och en av styrelsens medlemmar hoppade av. Dåliga tecken.

Ett bolag som vid en ytlig anblick verkar säkrare och har lång historik är E-conomic.

Fakturering
Detta är såklart en tjänst som ingår i det onlinebaserade redovisningsystemet men jag tror få av er läsare använder ett sådant då ni har en redovisningskonsult som hjälper er. Jag tror dock att det är ni själva som sköter faktureringen. Gör ni inte det skall ni genast ändra detta. Det är nämligen så att faktureringen är den viktigaste aktiviteten i ett företag. Ingen fakturering, inget företag nämligen.

Det finns lite olika sätt att lösa detta. Ett sätt är att vara lite konservativ och det är att maila fakturer som PDF:er och sedan hålla koll på kundreskontran i ett vanligt excelark i Google Docs. Detta funkar bra om man har säg, tre fakturor i månaden. Därefter börjar saker och ting strula. Eftersom många släpar med att betala fakturor är det viktigt att ha ett bra påminellse system. Där finns det en tjänst som heter Fakturan.nu som hjälper dig fakturera. Du kan även här hålla koll på tidsåtgången med en kund i denna tjänst

Dokumentmallar
AvtalTro det eller ej så skriver jag mina avtal själv. Det kan tycka vara en riskabel aktivitet men svensk avtalslag från 1909 är bland de bästa avtalslagarna på jorden. Att den i år firar 100 års jubileum är bara ett bevis på detta. Nu kan man säga att skulle det vara uppdrag på +250KSEK skulle jag nog lägga en timme eller två hos en jurist som fick faktakolla och ge mig en mall att jobba efter men under det beloppet, tvekar jag inte att skriva mitt egna avtal Dock kräver jag alltid hälften i förskott vilket minskar risken för mig.

Bild CC, Flickr

Men jag förstår att människor finner detta jobbigt. Många avtal är dock standardiserade och man kan köpa dessa mallar, anpassa dem efter just dina förutsättningar och tuta och köra. Det räcker för de flesta uppdrag. En sådan tjänst är Dokumera.se där du kan finna mallar för alla möjliga problem. Visst är det så att de kostar en slant men alternativet är ju ofta att du skall lägga några timmar själv och visst är din tid, i några timmar, värd några tusen.

Nätverkande
Jag har sparat det roligaste till sist nämligen hur man bygger, underhåller och positionerar sig online. Det finns två verktyg om jag använder och det är Twitter och Linkedin. Låt mig kort beskriva min metodik.

När jag säljer jobbar jag oftast mot ett avgränsat segment, tex en bransch, eller en typ av företag. Där identifierar jag människorna jag skall ringa genom Linkedin. Ni kommer bli förvånad över hur många ni hittar på Linkedin. Därefter sätter jag igång och jobbar med telefonen. Ibland har man gissat fel men människorna du ringer kommer korrigera dig och skulle de vara svåra att få tag på, försöker jag kontakta dem via Linkedin. Skulle inte det funka är det nästan alltid så att jag kan finna någon via mitt nätverk på Linked som hjälper mig komma i kontakt med rätt person. Detta fungerar ofta globalt också, dvs Linkedin är en bra plattform för att träffa utländska kunder och sammarbetspartners.

TwitterDet löpande nätverkandet funkar sådär på Linkedin. Det är här Twitter kommer in. Påfallande ofta har nämligen de människorna du vill bygga en relation till och positionera sig mot ett Twitterkonto. Om du inte har en relation till personen ifråga så sätter du upp en sökning i din Twitterapplikation( mitt fall Tweetdeck) och följer det de säger och vad de pratar om. När du sedan ringer, träffar eller bearbetar personen ifråga är det lätt att få dem att lägga till dig(och du dem) till ditt Twitterkonto.

TwitterJoakim jardenbergTilll vänster ser ni en skärmdump från mitt Tweetdeck där jag "lyssnar på Joakim Jardenberg, en känd mediapersonlighet

Därefter ser du till att positionera sig. Du postar relevanta länkar, svarar på frågor som personen ställer eller bara är en vanlig människa mot dem. Då skapas en relation till personen ifråga och allt blir lättare. Det blir lättare med möten, lättare att förklara vad man vill göra och lättare att få avslut

Du har nu fått en inblick över hur jag använt nya tjänster för att delvis strukturera mitt digitala entreprenörskap. Tyvärr är det få som använder tjänster på detta sättet, för jag tror verkligen många fler skulle ha nytta av dem, men å andra sidan ökar det bara din komparativa fördel. Så testa en eller två av dessa redan idag!

Jag använder nätet väldigt mycket men nätet är en stor plats. Tveka inte att ta kontakt med mig och berätta om en tjänst du använder i ditt företagande.

Jag finns såklart på Twitter och vill du bygga en relation till mig, lägger du till mig och säger något trevligt, du hittar mig här. Om du gillar denna blogposten så prenumerera på Mjukvara.se genom att klicka på symbolen.

Vill du själv tipsa om de programmen som du använder och som du är nöjd med, skriv en kommentar nedan och berätta för Mjukvara.se läsare!











Kommentarer



Namn:
E-post:
Kommentar:
Stäng
Snabblänkar till de tjänster vi diskuterar i artikeln
Slideshare
Google Doc
Skype
Highrise
Fakturan.nu
Dokumera
Linkedin
Twitter
Storegate
Google Calender
Panda gratis Antivirus
E-conomic.se

Andra bra blogposter i ämnet företagare och programvaror
TkJ om att frilansa

Andra relevanta länkar för frilansare och egna företagare
2Lance.net -forum för frilansare
Företagande.se - Portal för de som vill starta eget
En bild från mitt konto på Highrise. Ni kan tydligt se vilka jag måste ringa på måndag! Enkelt och det är bara att sätta igång.
           En bild från mitt konto på Highrise. Ni kan tydligt se vilka jag måste ringa på måndag! Enkelt och det är bara att sätta igång.

relaterade artiklar

Kategorier Antivirus Brandväggar AntiSpyware Surfa anonymt Backup Krypteringsprogram Webbhotell Programvara Gratisprogram Internetkatalog

Om Mjukvara.se
Christian Rudolf

Mjukvara.se drivs av Christian Rudolf i syfte att vara en resurs kring programvaror, webapplikationer, internetsäkerhet och hur man använder weben för att göra sitt liv bättre. Mitt mål är skapa gratis, relevant och intressant info för dig som har frågeställningar kring weben och hur man använder den. Vill du kontakta mig gör du lättast det på Rudolf (at) mjukvara punkt se